Il presente documento definisce le regole per il funzionamento del Tavolo permanente per la Sanità Elettronica della Regione Puglia (TSE Puglia).

Il Tavolo permanente per la Sanità Elettronica di Puglia costituisce la sede di confronto e di consultazione tra l’A.Re.S. Puglia, le Aziende USL, le Aziende Ospedaliere, gli IRCCS Pubblici e Privati, gli Enti Ecclesiastici, le Strutture Private Accreditate del S.S.R., la società Tecnopolis Csata e la Regione Puglia – Assessorato alle Politiche della Salute per l’armonizzazione delle politiche della Sanità Elettronica⁽¹⁾  e l’attuazione relativa ai piani d’azione nazionale e regionali.

Obiettivo primario del TSE Puglia è la realizzazione di una “cabina di regia” istituzionale per il governo reale e costante dei piani, dei progetti e delle iniziative in materia di ICT in ambito sanitario, siano essi realizzati come interventi a carattere regionale siano essi realizzati come interventi a carattere aziendale collegati alla realizzazione del Sistema di Sanità Elettronica regionale.

Composizione e Durata

Il TSE Puglia è composto dai soggetti istituzionali rappresentativi delle diverse realtà regionali ed aziendali operanti nel S.S.R., nominati con atto della Giunta Regionale.

I componenti durano in carica per tre anni dalla data dell’atto di nomina. Alla scadenza i componenti si intendono confermati ove non intervenga atto diverso da parte della Giunta Regionale. Ogni modifica alla composizione del TSE Puglia deve essere deliberata dalla Giunta Regionale.

Ogni organizzazione pubblica rappresentata nel TSE Puglia, definita componente, ha diritto ad un singolo voto in sede di deliberazione.

 Funzionamento

Il TSE Puglia svolge le seguenti funzioni:

1)      definisce gli indirizzi, gli obiettivi operativi e, in raccordo con la programmazione strategica regionale, le priorità di intervento per la Sanità Elettronica;

2)      predispone le proposte di aggiornamento e modifica del Piano della Sanità Elettronica, da sottoporre per l’adozione all’Assessore alle Politiche della Salute ed alla Giunta Regionale;

3)      predispone il Piano di azione annuale, anche sulla base del confronto tra esame dei sistemi informativi e mappa dei Livelli Essenziali di Informazione⁽²⁾ ;

4)      approva i piani di lavoro ed i progetti specifici a livello regionale nonché l’allocazione delle relative risorse;

5)      valida i Piani per la Sanità Elettronica predisposti delle Aziende Sanitarie e dagli Enti del S.S.R.;

6)      verifica ed approva i risultati prodotti dai diversi piani e progetti in materia di Sanità Elettronica;

7)      definisce gli standard tecnici ed organizzativi di riferimento ivi comprese le sorgenti di riferimento per le basi informative e le codifiche da utilizzare;

8)      definisce gli standard cioè le caratteristiche funzionali minime dei sistemi informativi aziendali;

9)      effettua il monitoraggio sullo stato di informatizzazione anche attraverso l’esame dello stato di realizzazione dei sistemi informativi regionali ed aziendali;

10)  effettua il monitoraggio sullo stato di attuazione del Piano per la Sanità Elettronica della Puglia e dei relativi Piani aziendali nonché dei progetti ed interventi finanziati dai fondi (APQ – POR) per la società dell’informazione in ambito sanitario regionale;

11)  promuove attività di formazione da sviluppare a livello regionale e nelle Aziende ed Enti del S.S.R. in materia di Sanità Elettronica, sistemi informativi e ICT in ambito sanitario;

12)  approva, a maggioranza qualificata dei componenti, le modifiche al Regolamento di funzionamento e le sue eventuali revisioni da sottoporre all’Assessore alle Politiche della Salute per l’adozione da parte della Giunta Regionale;

13)  coordina le attività dei “Responsabili Interni di Progetto” nominati nell’ambito di progetti e contratti regionali in materia di Sanità Elettronica e Società dell’Informazione in ambito sanitario ove tale attività di R.I.P. non sia direttamente svolta da componenti del TSE Puglia e/o dei GdLT;

14)  comunica annualmente alla Giunta Regionale per il tramite dell’Assessore alle Politiche della Salute ed alle Aziende ed Enti del S.S.R. i risultati raggiunti ed i piani di lavoro annuali;

15)  nomina i coordinatori dei Gruppi di Lavoro Tecnici di cui al successivo art. 8.

16)  coordina l’operato dei Gruppi di Lavoro Tecnici, di cui al successivo art. 8, attraverso la definizione della loro articolazione, la nomina del Coordinatore di ciascun GdLT, la loro attivazione e l’assegnazione di temi oggetto di studio da parte di ciascun GdLT.

Il TSE Puglia è coordinato dal Dirigente del Settore P.G.S. dell’Assessorato alle Politiche della Salute della Regione Puglia.

Riunioni e sede del TSE Puglia

Il TSE Puglia si riunisce, in via ordinaria almeno una volta a trimestre, con convocazione da parte del Coordinatore inviata almeno 15 giorni prima della data prefissata.

 Possono essere effettuate riunioni anche in via straordinaria e/o d’urgenza su convocazione del Coordinatore, a seguito di specifi-che esigenze o su richiesta di almeno 3 componenti.

Per la validità delle riunioni è richiesta la presenza continua di almeno i 2/3 dei componenti del TSE.

 In caso di assenza o impedimento del Coordinatore del TSE Puglia, lo stesso può delegare uno dei componenti del Tavolo a svolgere, per la seduta, il ruolo di Coordinatore.

Alle riunioni del TSE possono partecipare anche altri funzionari delle Aziende Sanitarie, Enti ed Istituti del Servizio Sanitario Regionale ovvero del Ministero dell’Innovazione Tecnologica, del TSE nazionale o di altri Enti dello Stato – per chiarimenti o pareri su singoli argomenti in discussione, previa comunicazione alla Segreteria Tecnica.

Laddove non diversamente specificato al precedente art. 3, tutte le decisioni del TSE Puglia sono assunte a maggioranza semplice dei presenti. In caso di parità nella votazione, il voto espresso dal Coordinatore del TSE Puglia determina la maggioranza.

Possono essere costituiti Gruppi di Lavoro Tecnici per l’approvazione dei documenti tecnici, prima che questi siano sottoposti all’approvazione finale del TSE Puglia.

I verbali vengono inviati via posta elettronica e si ritengono approvati qualora non pervengano proposte di revisione entro 7 giorni dalla data di invio.

Il TSE Puglia ha sede in Bari presso l’Assessorato alle Politiche della Salute della Regione Puglia.

La Regione Puglia – Assessorato alle Politiche della Salute – assicura al TSE Puglia idonee risorse economiche, strumentali e logistiche per lo svolgimento delle attività previste dal presente Regolamento.

Segreteria tecnica e Staff tecnologico

Il TSE Puglia si avvale di una segreteria tecnica e di uno Staff tecnologico.

La segreteria tecnica è assicurata da un dipendente del Servizio Sanitario Regionale con adeguate competenze, nominato dalla Giunta Regionale e componente effettivo del TSE Puglia.

Lo Staff tecnologico è assicurato dalla società Tecnopolis Csata s.c.r.l. con sede in Valenzano (Ba).

 Funzioni della Segreteria tecnica

La segreteria tecnica fornisce il necessario supporto tecnico – amministrativo, organizzativo e logistico, provvede alla verbalizzazione delle riunioni, alla comunicazione e distribuzione del materiale prodotto, anche attraverso la pubblicazione su sito appositamente creato, alla raccolta e archiviazione sistematica dei lavori del TSE Puglia e di ciascun Gruppo di Lavoro Tematico e provvede alla stesura e pubblicazione dei risultati raggiunti.

Svolge attività di raccordo tra il Coordinatore del TSE ed i componenti del TSE Puglia e tra il TSE Puglia e l’Assessore alle Politiche della Salute nonché tra il TSE Puglia e la Presidenza della G.R., gli Assessorati regionali, le Aziende Sanitarie, gli Enti, gli Istituti e le Strutture Private Accreditate del Servizio Sanitario Regionale nonché tra il TSE Puglia ed il TSE nazionale.

Svolge attività di raccordo tra TSE Puglia e Staff tecnologico.

 La segreteria tecnica cura, per il tramite del coordinatore, le attività di comunicazione esterna nell’ambito delle attività di program management del TSE Puglia.

 La segreteria tecnica ha sede presso il TSE Puglia.

Funzioni dello Staff tecnologico

Lo Staff tecnologico supporta le attività del TSE Puglia e dei Gruppi di Lavoro Tecnici.

In particolare, le attività assicurate dallo Staff tecnologico al TSE Puglia riguardano:

a)      pareri e consulenza tecnica in materia di sistemi informatici e telecomunicazioni;

b)      predisposizione di documenti tecnici da sottoporre, per stati di avanzamento, alla revisione ed approvazione del TSE Puglia e/o dei Gruppi di Lavoro Tecnici;

c)      altre attività qui non specificate e rientranti, comunque, tra gli ambiti di competenza definiti dalla G.R. a carico dello Staff tecnologico.

Gruppi di Lavoro Tecnici (GdLT)

I Gruppi di Lavoro Tecnici (GdLT) sono preposti, insieme allo Staff tecnologico, per una specifica area tematica o di progetto, alle attività:

a)      di definizione delle regole tecniche

b)      di predisposizione di analisi e approfondimenti

c)      di predisposizione di documenti tecnici

Il Program management dei GdLT è assicurato dallo Staff tecnologico;

  I Gruppi di Lavoro Tecnici:

·   sono attivati dal TSE Puglia, su proposta del Coordinatore, in base al piano di lavoro annuale.

·   sono costituiti da rappresentanti della Regione, dell’A.Re.S. Puglia, delle Aziende Sanitarie, Enti, Istituti del S.S.R. nonché del MIT (DIT e CNIPA) e del Ministero della Salute, ovvero da referenti tecnici da questi delegati.

·   sono coordinati, di norma, da un componente del TSE.

Il TSE ed i GdLT possono essere affiancati da panel consultivi di esperti, ovvero Comunità di Pratica (vendors, associazioni di categoria, dirigenti sanitari, etc.) individuati in base alle specifiche esigenze.

All’interno dei GdLT possono essere costituiti ulteriori sottogruppi di lavoro, denominati comitati tecnici (CT), per la realizzazione di specifici obiettivi.

 Ogni risultato (ad esempio, documenti, atti, proposte) elaborato da un Gruppo di Lavoro Tecnico deve avere sempre la dizione “bozza” sino all’approvazione da parte del TSE Puglia, che dovrà avvenire entro 20 giorni lavorativi.

Partecipazione delle Aziende, Enti ed Istituti del S.S.R.

Le Aziende Sanitarie si attengono a quanto previsto dalla pianificazione regionale in materia di Sanità Elettronica nonché degli indirizzi e delle decisioni assunte dalla Regione Puglia   Assessorato alle Politiche della Salute sulla base di quanto predisposto dal TSE Puglia.

 Gli I.R.C.C.S. pubblici e privati, gli Enti Ecclesiastici, le Strutture Private Accreditate del S.S.R. sono tenuti a rendere compatibili i processi di organizzazione delle attività di Sanità Elettronica con quanto previsto dalla pianificazione regionale in materia.

Le Aziende Sanitarie, gli I.R.C.C.S. pubblici e privati, gli Enti Ecclesiastici, le Strutture Private Accreditate del S.S.R. organizzano al proprio interno la funzione “Sistemi e flussi informativi automatizzati” secondo quanto previsto dai rispettivi ordinamenti.

I responsabili delle strutture o funzioni “Sistemi e flussi informativi automatizzati” Aziende Sanitarie, gli I.R.C.C.S. pubblici e privati, gli Enti Ecclesiastici, le Strutture Private Accreditate del S.S.R. assicurano la partecipazione alle attività del TSE Puglia ed in particolare dei Gruppi di Lavoro Tecnici tematici.

 Il TSE Puglia favorisce il massimo coinvolgimento delle Aziende Sanitarie, degli I.R.C.C.S. pubblici e privati, degli Enti Ecclesiastici, delle Strutture Private Accreditate del S.S.R. nelle attività di pianificazione e verifica in materia di Sanità Elettronica.

Il raccordo con altri tavoli

Il TSE Puglia, in una logica di ottimizzazione delle risorse impiegate, si raccorda con altri tavoli istituzionali e progetti che interessano la Sanità Elettronica sia a livello europeo che nazionale:

• verificando e promuovendo la coerenza dei requisiti dell’architettura tecnologica della sanità elettronica;
• condividendo gli approcci metodologici;
• favorendo il riuso delle soluzioni e dei documenti tecnici.

In particolare, il TSE Puglia:

a)      per quanto attiene la cooperazione applicativa e l’interoperabilità, fa riferimento ai modelli SPC (Servizi di connettività ed interoperabilità di base) ed SPCoop (Servizi di interoperabilità evoluta e cooperazione applicativa), definiti dal CNIPA nonché alle regole ed indirizzi previsti dalla RUPAR Puglia;

b)      per quanto riguarda la progettazione e realizzazione del Nuovo Sistema Informativo Sanitario Regionale (NSISR), il TSE Puglia si coordina con la Cabina di Regia (CdR) nazionale e con il TSE nazionale, in particolare:

• recependo le linee di indirizzo strategico nonché gli atti relativi al Nuovo Sistema Informativo Sanitario (NSIS) ed ai “Mattoni del SSN”;
• definendo il piano d’azione regionale del NSISR;
• definendo il programma di finanziamento e di attuazione condivisa del Piano per la Sanità Elettronica della Regione Puglia;

c)      effettua la verifica della coerenza:

• fra la definizione dei processi e degli oggetti informativi con gli obiettivi di qualità dei dati che costituiscono i Livelli Essenziali di Informazioni (LEI);
• fra la pianificazione attuativa regionale, i piani attuativi aziendali e gli obiettivi di disponibilità dei dati che costituiscono i LEI.

Disposizioni transitorie

In sede di prima applicazione del presente Regolamento, sono individuati i seguenti Gruppi di Lavoro Tecnici:

1. il Gruppo “Infrastrutture”, deputato alla definizione dei requisiti tecnici dell’infrastruttura di base della Sanità Elettronica di Puglia;
2. il Gruppo “Assessment” che sviluppa un’analisi dettagliata sullo stato dell’arte dei sistemi informativi in ambito regionale partendo da quanto già previsto nel Piano per la Sanità Elettronica di Puglia nonché la rilevazione delle migliori referenze sul territorio regionale e nazionale, sulla base di indicatori concordati;
3. il Gruppo “Flussi e Debiti Informativi e LEI in Sanità”, preposto alla ricognizione dei flussi informativi, dei debiti informativi in Sanità al fine della realizzazione di una mappa indispensabile per una migliore organizzazione dei flussi sia a livello aziendale che regionale nonché per una prima analisi sui livelli di informazione esistenti in ambito sanitario;
4. il Gruppo “Finanziamento della Sanità Elettronica” finalizzato ad una prima ricognizione delle risorse economiche e dei possibili finanziamenti per la realizzazione a livello regionale ed aziendale delle iniziative di Sanità Elettronica.