Attribuzioni

L Ufficio Provveditorato - Economato provvede:

- alla ordinazione diretta delle urgenti forniture necessarie per il funzionamento degli uffici dell Amministrazione regionale, nei limiti e con le modalita indicate nella presente legge;

- alla gestione delle spese d ufficio, comprese quelle postali, telegrafiche e telefoniche, per la stampa, pubblicazione e riproduzione di atti, documenti, registri e simili;

- alla commissione ed all acquisto di libri ed all abbonamento a riviste e periodici;

- alla gestione della Cassa economale e dei magazzini;

- alla gestione degli automezzi, in conformita dell apposito regolamento;

- alla gestione delle spese per riscaldamento, per utenza di luce, forza motrice, acqua e gas, nonche delle spese condominiali;

- alla custodia e distribuzione degli stampati, degli oggetti di cancelleria e di materiale vario;

- alla accensione con idoneo Istituto ed al pagamento dei premi annuali afferenti polizze di assicurazione contro i rischi relative ai beni mobili ed immobili nonche contro i rischi eventualmente connessi con l espletamento di particolari servizi;

- alla fornitura, al personale avente diritto, delle divise con spesa a carico del Bilancio regionale, in conformita dell apposito regolamento;

- alla manutenzione e conservazione del patrimonio mobiliare;

- alla piccola manutenzione e conservazione dei locali adibiti a sede degli uffici dell Amministrazione regionale;

- alla sovrintendenza ai servizi di pulizia e di custodia dei locali;

- alla alienazione dei beni mobili dichiarati fuori uso in dotazione degli uffici regionali;

- alla razionale distribuzione dei mobili, macchine ed attrezzature varie costituenti l arredamento degli uffici regionali, comunicando le variazioni al Settore Finanze – Demanio e Patrimonio;

- alla gestione degli impianti e dei servizi telefonici.

L Ufficio Provveditorato - Economato attende, inoltre, ad ogni altro compito che gli venga affidato dalla Giunta regionale nei limiti e nei modi previsti dalla presente legge.

Richiesta di fabbisogno

Qualsiasi fornitura, somministrazione o prestazione agli uffici dell Amministrazione regionale deve essere richiesta all assessore competente.

La richiesta, motivata, deve essere sottoscritta, per gli Uffici centrali, dal Coordinatore del Settore e, per gli Uffici periferici, dal Coordinatore dell Ufficio e dovra essere inoltrata tramite l Assessore al ramo col visto di questi.

Esame ed evasione della richiesta

L Assessore competente puo chiedere chiarimenti per la valutazione della effettiva ed attuale necessita della richiesta e puo disporne il rinvio, motivandolo.

In tutti gli altri casi la richiesta va evasa, da parte dell assessorato competente, nei limiti delle disponibilita di bilancio e secondo una scala di bisogni e di priorita della spesa.

All ordinazione delle relative spese, l Ufficio Provveditorato - Economato provvede:

- con ordinativo a firma del Coordinatore dell Ufficio, vistato dal Coordinatore del Settore e dell Assessore competente, sino a L. 500.000;

- con ordinativo a firma del Coordinatore del Settore, vistato dall Assessore competente, sino a L. 1.000.000.

Per le spese eccedenti i predetti limiti, si provvede con deliberazione della Giunta regionale.

Il Coordinatore dell Ufficio e del Settore debbono ciascuno, per le spese di competenza, attestare sulle fatture la congruita dei prezzi. 

Dotazione di magazzino

Per il materiale di uso generale e ricorrente, l Ufficio Provveditorato - Economato provvede, presso gli Uffici dell Amministrazione regionale, alla costituzione di congrue dotazioni di magazzino, per le ordinarie necessita.

A tal fine, esso predispone annualmente, sulla base dei consumi dei precedenti esercizi, un elenco del materiale necessario da sottoporre all approvazione della Giunta regionale che indichera anche le modalita di acquisto.

Le forniture per i vari Uffici devono effettuarsi possibilmente per tipi uniformi.

Controlli e collaudi delle forniture

A fornitura avvenuta, l Ufficio Provveditorato - Economato accerta direttamente o per mezzo dell Ufficio destinatario la corrispondenza qualitativa e quantitativa dei materiali forniti con quelli ordinati e la loro regolare consegna, provvedendo a contestare tempestivamente ogni irregolarita o difetto riscontrato.

Per le forniture di particolare importanza e di speciale carattere tecnico merceologico, la Giunta regionale puo affidare il collaudo ad uno o piu tecnici anche estranei all Amministrazione. 

Esame e controllo delle fatture

Le ditte fornitrici devono trasmettere le fatture all Ufficio Provveditorato - Economato, facendo riferimento alla relativa ordinazione. Per ogni fattura ricevuta, il predetto ufficio provvede ai seguenti adempimenti:

- controlla se essa sia stata redatta nei modi prescritti e sia corrispondente alle prestazioni effettivamente ordinate ed eseguite;

- accerta se siano stati applicati i prezzi convenuti;

- verifica la regolarita dei conteggi e l osservanza delle disposizioni fiscali in materia.

L Ufficio propone la liquidazione delle fatture dopo aver regolato con le ditte fornitrici ogni eventuale contestazione.

Oggetti fragili e di facile consumo

Stampati

E istituito il << Catalogo Generale degli stampati >> in uso presso gli Uffici della Amministrazione regionale. L impianto e l aggiornamento del catalogo sono curati dall Ufficio Provveditorato - Economato.

Nel caso in cui occorra procedere alla istituzione di nuovi stampati, o alla modifica di quelli esistenti, oppure in caso di cessazione d uso di alcuni di essi, l Ufficio interessato deve darne notizia, avanzando le opportune proposte, all Assessore competente il quale adotta i provvedimenti che ritiene necessari.

Schedario e catalogo di magazzino

Per gli oggetti costituenti le dotazioni di competenza dell Ufficio Provveditorato – Economato deve essere tenuto, a cura dell Ufficio stesso, un apposito schedario nel quale devono essere annotati per singole voci e in ordine cronologico:

- il carico iniziale di magazzino;

- le successive immissioni di materiale;

- i prelevamenti;

- le rimanenze risultanti di ciascuna operazione.

Alla fine di ogni anno si esegue l inventario delle rimanenze.

Tenuta dei magazzini e verifiche

Il Presidente della Giunta regionale, su proposta dell Assessore competente, affida a personale del livello non inferiore al 5° la responsabilita della conservazione e distribuzione degli oggetti esistenti nei magazzini istituiti presso gli Uffici della Amministrazione regionale.

La sorveglianza nei magazzini spetta al Coordinatore dell Ufficio Provveditorato - Economato.

Il magazziniere, al quale e affidata la tenuta dei prescritti registri, deve curare che in qualsiasi momento possono agevolmente eseguirsi le verifiche  di magazzino.

Dovranno in ogni caso eseguirsi verifiche trimestrali.

La verifica di magazzino, alla quale dovra presenziare il responsabile del magazzino, e effettuata dal Coordinatore del Settore e dal Coordinatore dell Ufficio Provveditorato - Economato.

Di ogni verifica si redige verbale, in quattro esemplari, che viene sottoscritto dagli intervenuti che ne avranno copia.

La quarta copia sara rimessa all Assessore competente.

Servizio Cassa Economale

E istituito presso l Ufficio Provveditorato - Economato il servizio Cassa per provvedere al pagamento delle spese, regolarmente ordinate, nei limiti e con le modalita della presente legge.

Il Servizio Cassa e affidato a funzionario appartenente al livello funzionale non inferiore al 6° che sara nominato << Cassiere Centrale >>.

Puo essere istituito presso gli uffici centrali e presso gli uffici periferici della Giunta, su proposta dell Assessore competente, il << Servizio Economato e Cassa >> cui e preposto un dipendente appartenente a livello funzionale non inferiore al 5°, il quale e nominato << Economo - Cassiere >>.

Il conferimento dell incarico di << Cassiere Centrale >> e di << Economo - Cassiere >>, per una durata non superiore a cinque anni, avviene con Decreto del Presidente della Giunta regionale.

L incarico puo essere revocato in qualsiasi momento, a giudizio dell Assessore competente.  

Fondo cassa per il Cassiere Centrale

All inizio di ogni trimestre, con deliberazione della Giunta regionale che ne determina anche l importo, viene assegnato, mediante mandati emessi su appositi capitoli di bilancio, un fondo di anticipazione direttamente al Cassiere Centrale per provvedere al pagamento:

a) delle spese per la manutenzione e l esercizio degli automezzi, delle relative tasse di circolazione, nonche della tassa di rinnovo delle patenti di guida dei conducenti;

b) delle spese di manutenzione, trasporto e riparazione dei mobili, arredi, macchine e locali d ufficio;

c) delle spese postali e telegrafiche, di carta e valori bollati, di svincoli ferroviari e di trasporto di materiale, di abbonamento a giornali e riviste, di acquisto dei libri e pubblicazioni;

d) delle altre spese per servizi di forniture varie attinenti al funzionamento degli uffici della Giunta regionale e dei servizi da essi dipendenti, ordinate dall Ufficio Provveditorato - Economato a norma del precedente art. 2;

e) delle spese di rappresentanza della Giunta regionale;

f) delle indennita di rimborso spese e di viaggio per missioni effettuate da amministratori regionali e personale dipendente, debitamente autorizzate;

g) delle altre spese che l Ufficio Provveditorato-Economato sia chiamato ad effettuare in base a nuovi compiti attribuitigli.

Il Cassiere Centrale effettua il pagamento delle spese surriferite e delle altre inerenti alle attribuzioni dell Ufficio Provveditorato-Economato se regolarmente ordinate nei termini di cui al precedente art. 4, nel limite massimo per singola spesa di L. 300.000, previa diretta autorizzazione su appositi buoni firmati dal Coordinatore del settore. I buoni dei pagamenti effettuati verranno vistati, poi, per il riscontro contabile, dal Coordinatore del Settore Ragioneria.

I rendiconti, corredati dai documenti giustificativi, dovranno essere resi a scadenza trimestrale o ad esaurimento dell anticipazione, per essere sottoposti all approvazione della Giunta regionale e di ciascun Assessore nellesercizio delle proprie funzioni.

Fondo cassa per gli Economi - Cassieri

Il Cassiere Centrale, sulla base delle richieste per un trimestre pervenute dagli uffici centrali e periferici della Giunta, emette su autorizzazione del Coordinatore dell Ufficio Provveditorato - Economato, convalidato dal Coordinatore del Settore e vistato dall Assessore, i mandati di anticipazione sul proprio fondo, in favore degli Economi - Cassieri per provvedere esclusivamente al pagamento delle spese di cui alle lettere a), b), c), d), e), f) del precedente art. 13.

All ordinazione delle spese, nel limite massimo di L. 200.000 per singola spesa, provvede direttamente il Coordinatore di Settore, per i settori di competenza, e il Coordinatore dellUfficio periferico, ciascuno tramite il << Servizio Economato  e Cassa >> rispettivamente centrale e periferico.

Gli economi - Cassieri effettuano, quindi, il pagamento delle spese nel limite sopraindicato, previa autorizzazione su appositi buoni a firma degli stessi ordinatori, i quali devono attestare sulle fatture la congruita dei prezzi.

I pagamenti effettuati dagli Economi – Cassieri vanno vistati, per il riscontro contabile e per la legittimita della spesa, rispettivamente dal Coordinatore del Settore Ragioneria e dal Coordinatore del Settore Provveditorato - Economato - Contratti Appalti ed il relativo rendiconto e trasmesso all Ufficio Provveditorato - Economato per il discarico e rimborso da parte del Cassiere Centrale.

I rendiconti degli Economi - Cassieri devono essere prodotti all Ufficio Provveditorato – Economato a scadenza trimestrale, ancorche l anticipazione non sia esaurita in tempo piu breve.

Il Cassiere Centrale comprendera nel proprio rendiconto, da presentare alla Giunta regionale per l approvazione e rimborso ai sensi dell art. 13, anche i rendiconti degli Economi - Cassieri. 

Cauzione gratuita del servizio

Il Cassiere Centrale e gli Economi – Cassieri sono esonerati dal presentare cauzione, ai sensi dell art. 73 del RD 18 novembre 1923, n. 2240.

Nessuna indennita puo essere loro corrisposta ai sensi e per gli effetti dell’art. 78 della LR 25- 3- 1974, n. 18. 

Pagamenti

I pagamenti in favore dei creditori con il fondo cassa economale vengono effettuati attraverso ordine a madre e figlia da emettersi con le modalita e prescrizioni indicate nei precedenti artt. 13 e 14. Gli ordini di pagamento devono indicare:

a) il capitolo di bilancio sul quale viene imputata la spesa con la relativa disponibilita;

b) la persona del Creditore o di colui che e autorizzato a riscuotere e a dare quietanza, nel caso di societa, e, se trattasi di mandato collettivo indivisibile, la persona autorizzata a riscuotere per tutti ed a quietanzare;

c) la causale del pagamento;

d) l importo in cifre ed in lettere;

e) la data di pagamento;

f) la quietanza.

Scritture

Il Cassiere Centrale e gli Economi – Cassieri devono tenere apposito giornale, nel quale registrare in rigoroso ordine cronologico, le anticipazioni, i pagamenti eseguiti ed i rimborsi ottenuti. Tali operazioni vanno annotate, inoltre, su apposito partitario distintamente per oggetto e stanziamento.

In base alle suddette registrazioni e previo riscontro delle giacenze, il Cassiere Centrale redige mensilmente un foglio di cassa, dal quale deve risultare la concordanza delle rimanenze effettive con quelle contabili.

Prima di essere posti in uso il giornale ed il partitario debbono essere vidimati dall Assessore al ramo, foglio per foglio, con l attestazione finale, ad opera dello stesso Assessore, del numero dei fogli vidimati.

Responsabilita del Cassiere Centrale e degli Economi - Cassieri

Il Cassiere Centrale e degli Economi – Cassieri sono personalmente responsabili delle somme ricevute in anticipazione sino a che non ne abbiano ottenuto legale discarico. Essi devono custodire in casseforti i valori di qualsiasi natura, evitando, sotto la propria responsabilita, di tenere giacenti in esse somme diverse da quelle autorizzate, le quali devono comunque essere assicurate contro il furto e l incendio.

Il Cassiere Centrale e gli Economi – Cassieri rispondono, inoltre, delle irregolarita dei pagamenti, della validita dei biglietti di banca e monete introitate, della identificabilita dei creditori e dei presentatori dei titoli e dei valori accolti, nonche della mancata conversione in numerario, di assegni, vaglia e simili in tempo utile. Fermo restando la responsabilita amministrativa e contabile, essi sono soggetti agli obblighi stabiliti dalle leggi civili a carico dei depositari.  

Verifiche di cassa

Il Coordinatore del Settore Provveditorato - Economato - Contratti ed Appalti, deve eseguire, oltre che a fine di ciascun trimestre ed ogni qualvolta sia ordinato dal Presidente o dall Assessore competente, almeno una volta nel corso dello stesso trimestre, una verifica improvvisa alla cassa ed alle scritture del cassiere centrale, nonche la verifica a chiusura di ogni esercizio finanziario. La verifica deve essere inoltre effettuata ad ogni passaggio di cassa dall uno all altro funzionario, sia a seguito di temporanea assenza a qualsiasi causa dovuta, sia a seguito di definitiva sostituzione, in presenza del subentrante.

Nel caso, per un qualunque motivo, di assenza dall Ufficio del suo titolare, e disposto un verbale di consistenza, alla presenza del subentrante e del Coordinatore di Settore, nonche del Cassiere Centrale.

La verifica, oltre che al denaro, deve estendersi a tutti i valori di altra specie di cui i cassieri siano consegnatari.

Alle verifiche alla Cassa Economale Centrale, intervengono oltre il Coordinatore del Settore Provveditorato - Economato – Contratti ed Appalti, il Coordinatore del Settore Ragioneria ed il Coordinatore dell Ufficio Economato.

Alle verifiche alla Cassa degli Economi -Cassieri  intervengono il Cassiere Centrale che le esegue,  il Coordinatore dell Ufficio Economato o un suo delegato.

Di ogni verifica e redatto processo verbale in tanti esemplari quanti sono gli intervenuti che ne ricevono copia; altra copia va comunque trasmessa alla Ragioneria regionale ed alla Segreteria della Presidenza della Giunta regionale.

Degli Economi - Cassieri in particolare

Mobili fuori uso

Gli oggetti divenuti inutili ed inservibili ed il mobilio degli Uffici centrali e periferici dell Amministrazione regionale, non piu necessari, sono alienati a cura dell Ufficio Provveditorato - Economato che deve redigere esauriente verbale di dichiarazione di fuori uso dei materiali da alienare.

La Giunta regionale puo deliberare la cessione gratuita dei materiali dichiarati fuori uso ad organizzazioni assistenziali.

Attribuzioni

L Ufficio Contratti - Appalti provvede in materia di forniture, acquisti, alienazione, affitti, locazioni, o lavori riguardanti l Amministrazione Centrale e periferica della Regione con l osservanza delle norme di cui al RD 18-11-1923, n. 2440  e successive modifiche ed integrazioni nonche di quelle di cui al RD 23-5-1924, n. 827, e successive modifiche ed integrazioni, se ed in quanto applicabili o non derogate o modificate dalle disposizioni che verranno emanate con la legge sulla contabilita e sulla Amministrazione del Patrimonio regionale.

Restano salve le disposizioni della presente legge che, negli indicati limiti di spesa, attribuiscono all Ufficio Provveditorato – Economato la competenza in materia di urgenti e minute forniture per gli uffici regionali. 

Albo delle Ditte

L Ufficio Contratti - Appalti deve compilare e tenere costantemente aggiornato l albo delle Ditte ritenute idonee, per capacita e serieta, a concorrere alle varie forniture ed ai lavori occorrenti per il funzionamento degli Uffici nei modi, nei tempi e con le garanzie necessarie.

L albo e formato in base alle domande presentate dalle Ditte o per iniziativa dell Amministrazione, ed approvato dalla Giunta, previo accertamento di idoneita effettuato dall Assessore competente.

Capitolato d oneri

Le forniture ed i lavori effettuati dall Ufficio Contratti - Appalti sono eseguiti, di regola, in base ad apposito capitolato d oneri contenente i seguenti elementi:

a) oggetto della fornitura o lavori;

b) caratteristiche tecnico - merceologiche;

c) ammontare presunto della spesa;

d) termini e luogo della consegna;

e) modalita di controllo e di collaudo;

f) penalita applicabili per ritardo nelle consegne e per qualsiasi altra inadempienza;

g) ogni altro obbligo posto a carico delle Ditte fornitrici quali ad esempio quelli relativi agli oneri  fiscali e contrattuali (imballo, trasporto, montaggio e simili).

Gli schemi dei capitolati sia generali che speciali sono elaborati dall Ufficio Contratti - Appalti, sentito, ove occorra, il parere degli Uffici Tecnici regionali, ed approvati dalla Giunta regionale.

Modalita di appalto

Spetta alla Giunta regionale deliberare preventivamente sulla forma di appalto da esperire, nel rispetto della normativa vigente.

Presiede alle gare l Assessore preposto al Settore Provveditorato - Economato – Contratti ed Appalti, o un suo delegato, assistito dall Ufficiale rogante ed alla presenza di due testimoni.

Ufficiale rogante

L incarico di Ufficiale rogante e affidato, con decreto del Presidente della Giunta regionale, su proposta dell Assessore al ramo, al Coordinatore dell Ufficio Contratti - Appalti o ad altro funzionario in servizio presso l Ufficio stesso appartenente a livello funzionale non inferiore al 6°.

L Ufficiale rogante autentica le copie degli atti originali da lui ricevuti, per ogni effetto di legge, e rilascia le copie stesse alle parti che ne facciano richiesta.

Egli deve custodire i contratti ed i verbali di definitiva aggiudicazione aventi forza di contratto in fascicoli per ordine cronologico e tenere il repertorio.

L Ufficiale rogante deve curare, inoltre, la registrazione dei verbali di aggiudicazione e dei contratti e ne e personalmente responsabile; a lui fanno carico le penalita di vario ordine previste in caso di mancata o tardiva registrazione.

Stipulazione ed esecuzione dei contratti

Approvazione dei verbali e dei contratti

I verbali di aggiudicazione prima ed i contratti stipulati, nonche i verbali di aggiudicazione aventi forza di contratti, mentre sono immediatamente eseguibili per l aggiudicatario o altra parte contraente, lo saranno, invece, per l Amministrazione regionale dopo la ratifica della Giunta regionale.

Detta condizione dovra pertanto essere espressamente indicata negli avvisi d asta, lettere d invito, verbali di aggiudicazione e nei contratti. 

Spese contrattuali

Spetta all Ufficio Contratti - Appalti la gestione delle spese contrattuali a carico di terzi.

I versamenti ed i prelevamenti sul fondo delle spese contrattuali saranno eseguiti tramite la Tesoreria regionale, nelle forme dovute, ad esclusiva richiesta dell Ufficiale rogante.

Questi avra cura, esaurite le formalita ed ogni altro adempimento, di ordinare la chiusura del conto, inviando al depositante la distinta delle spese sostenute.

All Ufficiale rogante, per la sua funzione, non e dovuto alcun diritto contrattuale o indennita ne a carico del Bilancio regionale ne a carico di terzi.

Limite di applicazione